StundenAppArbeitszeiterfassung ist Pflicht: Was Arbeitgeber 2026 wissen müssen
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) muss jeder Arbeitgeber in Deutschland Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit seiner Beschäftigten erfassen, unabhängig von der Betriebsgröße. Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz in Verbindung mit dem EuGH-Urteil von 2019. Eine bestimmte Form ist bisher nicht vorgeschrieben. Ein Gesetz, das die elektronische Erfassung vorschreibt, ist in Arbeit, aber (Stand November 2026) noch nicht beschlossen.
Was gilt heute?
Ein eigenes „Zeiterfassungsgesetz“ gibt es in Deutschland nicht. Die Pflicht ergibt sich aus zwei Entscheidungen:
- EuGH, 14. Mai 2019 (C-55/18): Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann.
- BAG, 13. September 2022 (1 ABR 22/21): Das Bundesarbeitsgericht leitet diese Pflicht bereits aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab. Arbeitgeber müssen deshalb schon heute Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfassen.
Daneben gelten wie bisher besondere Aufzeichnungspflichten:
| Vorschrift | Was | Frist |
|---|---|---|
| § 16 Abs. 2 ArbZG | Arbeitszeit, die über 8 Stunden werktäglich hinausgeht | 2 Jahre aufbewahren |
| § 17 MiLoG | Beginn, Ende und Dauer bei Minijobs und in Branchen nach § 2a SchwarzArbG (u. a. Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung) | spätestens am 7. Tag aufzeichnen, 2 Jahre aufbewahren |
| § 3 ArbSchG (BAG) | Gesamte Arbeitszeit aller Beschäftigten | keine Form vorgeschrieben |
Was plant die Reform des Arbeitszeitgesetzes?
Das Bundesarbeitsministerium arbeitet an einer Reform des Arbeitszeitgesetzes. Nach den bekannten Entwürfen soll gelten:
- Elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung.
- Übergangsfristen und Erleichterungen für kleinere Betriebe; diskutiert wird unter anderem, dass sehr kleine Betriebe weiter auf Papier erfassen dürfen.
- Die Möglichkeit, die Erfassung an die Beschäftigten zu delegieren, und Abweichungen per Tarifvertrag.
- Daneben eine flexiblere wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit, wie im Koalitionsvertrag 2025 angekündigt.
Stand November 2026: Es gibt einen Referentenentwurf, aber kein beschlossenes Gesetz. Details wie Übergangsfristen und Ausnahmen können sich noch ändern. Die Erfassungspflicht selbst gilt aber schon heute.
Was muss erfasst werden?
Mindestens pro Beschäftigtem und Tag:
- Beginn und Ende der Arbeitszeit,
- Dauer, also abzüglich der Pausen,
- Überstunden, die über die vereinbarte Arbeitszeit hinausgehen.
Damit kannst du gleichzeitig die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes prüfen: werktäglich höchstens 8 Stunden, verlängerbar auf 10 Stunden, wenn innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen im Schnitt 8 Stunden nicht überschritten werden; Pausen von 30 Minuten ab 6 Stunden und 45 Minuten ab 9 Stunden; 11 Stunden Ruhezeit.
Papier, Excel oder App?
Die Form ist (noch) frei. Entscheidend ist, dass die Erfassung objektiv, verlässlich und zugänglich ist:
- Papier: zulässig, aber fehleranfällig, schwer auszuwerten und bei der Reform voraussichtlich ein Auslaufmodell.
- Excel: einfach, aber jeder kann alles nachträglich ändern, ohne dass es auffällt.
- App mit Stempeluhr: erfasst die Zeit im Moment selbst, protokolliert Korrekturen und erfüllt schon heute die voraussichtliche elektronische Pflicht.
Mehr dazu im Vergleich Stundenzettel, Excel oder App.
Betriebsrat und Datenschutz
Ein elektronisches Zeiterfassungssystem ist eine technische Einrichtung zur Überwachung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Hast du einen Betriebsrat, hat er bei der Ausgestaltung ein Mitbestimmungsrecht, nicht aber beim Ob, denn die Pflicht besteht ja. Datenschutzrechtlich ist die Erfassung zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht erlaubt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Informiere die Beschäftigten, was erfasst wird, und erfasse nicht mehr als nötig.
So setzt du es mit StundenApp um
Im StundenApp-Arbeitgeberportal planst du Schichten auf der Plantafel. Dein Team stempelt in der kostenlosen StundenApp ein und aus, mit Pause und Wechsel zwischen Aufträgen. Du siehst live, wer arbeitet, und pro Mitarbeiter die Stunden pro Tag und Woche. Korrigierst du eine Zeit am Schreibtisch, fragt das Portal nach einem Grund und schreibt die Änderung ins Protokoll; der Mitarbeiter wird benachrichtigt. Vergessenes Ausstempeln wird erkannt: Eine Sitzung schließt nach 16 Stunden automatisch und erscheint als Abweichung. Alle Zeiten kannst du als CSV exportieren. Der erste Mitarbeiter ist kostenlos, während der Beta ist alles kostenlos.
Checkliste für Arbeitgeber
- Beginn, Ende und Pausen pro Tag erfassen, möglichst im Moment selbst.
- Korrekturen nachvollziehbar machen: wer, wann, warum.
- Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren.
- Monatlich auf Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und Pausen prüfen.
- Beschäftigte informieren und den Betriebsrat beteiligen.
- Auf ein elektronisches System umstellen, bevor die Reform es vorschreibt.
Häufige Fragen
Gilt die Pflicht auch für Kleinbetriebe?
Ja. Das BAG hat keine Ausnahme nach Betriebsgröße gemacht. Auch ein Betrieb mit einem Mitarbeiter muss die Arbeitszeit erfassen. Erleichterungen für Kleinbetriebe sind nur in den Reformentwürfen vorgesehen und betreffen dort vor allem die elektronische Form.
Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?
Ja, Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit nicht vorgibt. Erfasst werden muss die Arbeitszeit trotzdem. Der Arbeitgeber kann die Erfassung an die Beschäftigten delegieren, bleibt aber verantwortlich.
Reicht ein Stundenzettel aus Papier?
Nach heutigem Stand ja, wenn er zeitnah, vollständig und verlässlich geführt wird. Der Entwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes sieht aber die elektronische Erfassung als Regel vor. Wer jetzt digital umstellt, muss später nicht noch einmal wechseln.
Welche Bußgelder drohen?
Wer gegen die Aufzeichnungspflicht aus § 16 Abs. 2 ArbZG verstößt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro. Für die allgemeine Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz kann die Behörde zunächst eine Anordnung erlassen, deren Missachtung bußgeldbewehrt ist.
Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?
Nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG mindestens zwei Jahre. Für lohnrelevante Unterlagen gelten zusätzlich die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungsfristen.
Quellen und Gesetzestexte
- BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21
- EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18 (CCOO / Deutsche Bank)
- § 3 Arbeitsschutzgesetz (gesetze-im-internet.de)
- § 16 Arbeitszeitgesetz (gesetze-im-internet.de)
- § 17 Mindestlohngesetz (gesetze-im-internet.de)
- BMAS — FAQ Arbeitszeiterfassung
Dieser Artikel wurde sorgfältig erstellt und gibt den Stand zum oben genannten Datum wieder. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung; prüfe im Zweifel den Gesetzestext, deinen Tarifvertrag oder frag eine Beratung.