StundenAppStundenzettel erstellen: Was draufgehört und wie es einfacher geht
Ein Stundenzettel (Stundennachweis) listet pro Tag Datum, Beginn, Ende, Pausen und Gesamtstunden auf, dazu Name, Zeitraum und bei Bedarf Auftrag, Kilometer und Zuschläge. Für Minijobs und Branchen wie Bau, Gastronomie und Gebäudereinigung ist er nach § 17 MiLoG Pflicht: aufzeichnen spätestens am siebten Tag, zwei Jahre aufbewahren. Seit dem BAG-Beschluss 2022 muss ohnehin jeder Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen. Am einfachsten führst du den Stundenzettel täglich in einer App und schickst ihn als PDF.
Was gehört auf einen Stundenzettel?
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Name und Personalnummer | Damit der Zettel zugeordnet werden kann |
| Arbeitgeber oder Auftraggeber | Bei mehreren Arbeitgebern ein Zettel pro Arbeitgeber |
| Zeitraum | z. B. KW 45 oder November 2026 |
| Pro Tag: Datum, Beginn, Ende, Pause | 07:30–16:00, 30 Min. Pause |
| Stunden pro Tag und Woche | 8,0 Std.; 40,0 Std. |
| Zuschlagsstunden | Nacht, Sonntag, Feiertag |
| Krank, Urlaub, Feiertag | Damit das Stundenkonto stimmt |
| Kilometer oder Fahrtkosten | pro Tag |
| Auftrag oder Baustelle (optional) | Für die Abrechnung beim Kunden |
| Bestätigung | Unterschrift oder digitale Freigabe |
Muster KW 45
- Mo 2.11.: 07:30–16:00, 30 Min. Pause = 8,0 Std., 24 km
- Di 3.11.: 07:30–16:00, 30 Min. Pause = 8,0 Std., 24 km
- Mi 4.11.: Urlaub = 8,0 Std.
- Do 5.11.: 07:30–17:30, 45 Min. Pause = 9,25 Std., 24 km
- Fr 6.11.: 07:30–12:30, keine Pause = 5,0 Std., 24 km
Summe: 30,25 Std. gearbeitet + 8,0 Std. Urlaub, 96 km
Wer muss Stundenzettel führen?
- Alle Arbeitgeber müssen seit dem BAG-Beschluss von 2022 die Arbeitszeit erfassen. Der Stundenzettel ist eine mögliche Form.
- Minijobs und Sofortmeldebranchen (u. a. Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Spedition, Messebau) haben nach § 17 MiLoG eine ausdrückliche Pflicht mit Frist: spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeitsleistung.
- Zeitarbeit: Der Stundennachweis ist meist die Grundlage für Lohn und für die Rechnung an den Kunden.
Tipps für einen Stundenzettel, der immer stimmt
- Täglich ausfüllen, nicht am Monatsende aus dem Gedächtnis.
- Pausen abziehen: 07:30 bis 16:00 mit 30 Minuten Pause sind 8 Stunden.
- Ausnahmen sofort notieren: Überstunden, anderer Auftrag, Fahrt zum Großhandel.
- Pro Arbeitgeber getrennt führen.
- Kopie behalten: Bei Streit über Lohn oder Überstunden ist dein eigener Nachweis entscheidend.
Vorlage oder App?
Eine Vorlage in Word oder Excel funktioniert, aber du musst daran denken, rechnen und den Zettel noch verschicken. Eine App rechnet für dich und erstellt den Bericht automatisch.
In der kostenlosen StundenApp trägst du deine Zeiten mit wenigen Tipps ein. Die App schlägt Beginn und Ende nach deinem eigenen Muster vor, verhindert Überschneidungen und rechnet Pausen, Zuschläge und Kilometer mit. Am Ende der Woche schreibst du die Woche fest und StundenApp erstellt einen sauberen PDF-Stundenbericht pro Arbeitgeber. Mit Pro geht der Bericht automatisch an deinen Arbeitgeber, an einem festen Tag oder direkt beim Festschreiben. Für Android und iPhone.
Für Arbeitgeber: nie wieder Stundenzettel einsammeln
Mit dem StundenApp-Arbeitgeberportal stempelt dein Team in der App, und die Stunden stehen sofort bei dir, pro Mitarbeiter und pro Auftrag, bereit für die Lohnabrechnung.
Häufige Fragen
Wer muss den Stundenzettel unterschreiben?
Gesetzlich ist keine Unterschrift vorgeschrieben. Viele Arbeitgeber und Zeitarbeitsfirmen verlangen aber eine Bestätigung durch Mitarbeiter und Vorgesetzte oder den Kunden. Digital reicht eine nachvollziehbare Bestätigung.
Muss ich als Minijobber einen Stundenzettel führen?
Dein Arbeitgeber muss für Minijobs Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen. Er kann das an dich delegieren, bleibt aber verantwortlich.
Wie lange muss ein Stundenzettel aufbewahrt werden?
Nach § 17 MiLoG und § 16 ArbZG mindestens zwei Jahre. Wenn er Grundlage der Lohnabrechnung ist, gelten zusätzlich die steuerlichen Aufbewahrungsfristen.
Kann ich Fahrtkosten auf denselben Zettel schreiben?
Ja. Trage pro Tag die gefahrenen Kilometer ein, dann kann dein Arbeitgeber die Erstattung gleich mit abrechnen.
Quellen und Gesetzestexte
- § 17 Mindestlohngesetz (gesetze-im-internet.de)
- § 16 Arbeitszeitgesetz (gesetze-im-internet.de)
- Zoll — Aufzeichnungspflichten beim Mindestlohn
Dieser Artikel wurde sorgfältig erstellt und gibt den Stand zum oben genannten Datum wieder. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung; prüfe im Zweifel den Gesetzestext, deinen Tarifvertrag oder frag eine Beratung.