StundenAppDigitaler Arbeitsauftrag: Was draufgehört und wie du schneller abrechnest
Ein Arbeitsauftrag (auch Auftragszettel, Montage- oder Regiebericht) hält fest, welche Arbeit beim Kunden gemacht wurde: wer, wo, wann, wie viele Stunden, welches Material und ob der Kunde einverstanden ist. Beim digitalen Arbeitsauftrag füllt der Monteur das auf dem Smartphone aus, der Kunde unterschreibt auf dem Display und alles ist sofort im Büro. So geht die Rechnung am selben Tag raus statt Wochen später.
Was gehört auf einen Arbeitsauftrag?
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Auftragsnummer | 2026-041 |
| Kunde und Ansprechpartner | Familie Becker, Frau Becker, 0170 … |
| Einsatzort | Dorfstraße 12, Köln |
| Beschreibung | Dachboden dämmen, zwei Steckdosen setzen |
| Datum und Mitarbeiter | 16. September, Anna und Chris |
| Arbeitszeit | 07:00–16:00, 30 Min. Pause, pro Person |
| Material | 12 m² Dämmplatte, 2 Steckdosen, 15 m Kabel |
| Feststellungen | Undichtes Dachfenster, Angebot folgt |
| Bestätigung des Kunden | Name, Unterschrift, Datum und Uhrzeit |
Mach Fotos vom Zustand vorher und nachher. Das erspart Diskussionen, gerade bei Störungen und verdeckten Mängeln.
Warum Papier Geld kostet
- Verzögerung: Die Rechnung geht erst raus, wenn der Zettel im Büro ist, oft ein bis drei Wochen später.
- Vergessenes Material: Was nicht auf dem Zettel steht, wird nicht berechnet.
- Abtippen: Jemand im Büro tippt alles neu, mit Fehlerrisiko.
- Unleserlich oder verloren: Ein nasser Zettel bedeutet Nachtelefonieren.
Vom Auftrag zur Rechnung in einem Schritt
Ein digitaler Arbeitsauftrag ist mit Dienstplan, gestempelten Stunden und Artikelliste verbunden. Ist die Arbeit erledigt und hat der Kunde unterschrieben, sind alle Daten für die Rechnung schon da: Stunden × Stundensatz, Material × Preis, oder der Betrag aus dem vorher angenommenen Angebot.
Die Rechnung muss die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Für Rechnungen an Unternehmen gilt außerdem stufenweise die E-Rechnung-Pflicht.
Arbeitsaufträge mit StundenApp
Mit dem Modul Arbeitsaufträge & Projekte (22 € pro Monat) im StundenApp-Arbeitgeberportal legst du Aufträge mit Adresse, Kunde, Priorität, Nummer und Status an. Dein Team sieht den Auftrag in der App mit Adresse, Ansprechpartner und Anweisungen, Route und Anruf per Tipp. Stunden werden direkt auf den Auftrag gestempelt, Material bucht dein Team in der App, wenn du es erlaubst, und die Budgetüberwachung zeigt, wann ein Auftrag aus dem Ruder läuft. Der Kunde zeichnet ab, und mit Angebote & Rechnungen entsteht die Rechnung automatisch, sobald der Auftrag abgeschlossen ist, als PDF und als XRechnung oder ZUGFeRD. Während der Beta sind alle Module kostenlos.
Häufige Fragen
Ist ein Arbeitsauftrag gesetzlich vorgeschrieben?
Nein. Er ist aber dein wichtigster Nachweis bei Streit über die Rechnung und die Grundlage für eine korrekte Rechnung nach § 14 UStG.
Ersetzt die Unterschrift auf dem Arbeitsauftrag die Abnahme?
Bei Werkverträgen ist die Abnahme nach § 640 BGB wichtig, weil mit ihr unter anderem die Vergütung fällig wird und die Gewährleistungsfrist beginnt. Eine Unterschrift mit dem Vermerk, dass die Arbeit abgenommen ist, kann als Abnahme dienen. Halte dazu Datum, Uhrzeit und Name fest.
Wie lange muss ich Arbeitsaufträge aufbewahren?
Wenn sie als Buchungsbeleg oder Grundlage der Rechnung dienen, gelten die steuerlichen Aufbewahrungsfristen, für Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre.
Kann der Kunde online zustimmen statt auf dem Handy des Monteurs?
Ja, zum Beispiel über einen Link per E-Mail. In StundenApp kann der Kunde ein Angebot online annehmen; den Auftrag zeichnet er beim Abschluss ab.
Quellen und Gesetzestexte
Dieser Artikel wurde sorgfältig erstellt und gibt den Stand zum oben genannten Datum wieder. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung; prüfe im Zweifel den Gesetzestext, deinen Tarifvertrag oder frag eine Beratung.