StundenAppZeiterfassung mit Stundenzettel, Excel oder App: Was passt zu dir?
Papier funktioniert für ein oder zwei Leute an einem Ort, kostet aber jede Woche Abtipp- und Suchaufwand. Excel ist kostenlos und flexibel, aber jeder kann alles nachträglich ändern, und das Rechnen bleibt Handarbeit. Eine App erfasst die Zeit im Moment selbst, rechnet automatisch und protokolliert jede Änderung. Damit erfüllt sie die Anforderung an ein objektives, verlässliches und zugängliches System am besten und ist schon auf die geplante elektronische Erfassungspflicht vorbereitet.
Der Vergleich im Überblick
| Papier | Excel | App | |
|---|---|---|---|
| Kosten | fast null | fast null | pro Mitarbeiter und Monat, teils kostenlos |
| Aufwand pro Woche (Team von 6) | einsammeln, abtippen, addieren | Dateien sammeln, prüfen | fast null, Stunden sind schon da |
| Zeitpunkt der Erfassung | oft nachträglich | oft nachträglich | im Moment selbst |
| Änderungen nachvollziehbar | Durchstreichen | nein | ja, mit wer, wann und warum |
| Pausen und Ruhezeiten prüfen | von Hand | mit Formeln | automatisch |
| Stunden pro Auftrag | schwierig | möglich, fehleranfällig | ja, durch Stempeln auf den Auftrag |
| Unterwegs nutzbar | ja | mäßig | ja |
| Mit Dienstplan und Rechnung verbunden | nein | Handarbeit | ja |
| Export für Lohnabrechnung | abtippen | kopieren | CSV oder direkter Export |
| Vorbereitet auf elektronische Pflicht | nein | eingeschränkt | ja |
Wann reicht Papier?
Arbeitest du allein oder mit einer festen Kraft am selben Ort mit festen Zeiten, ist ein Stundenzettel, den du täglich ausfüllst, machbar. Wichtig ist, dass wirklich jeden Tag erfasst wird und die Zettel mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Wann reicht Excel?
Excel passt, wenn du die Stunden selbst einträgst, wenig Wechsel hast und keine Stunden pro Auftrag abrechnen musst. Lege die Datei an einem Ort mit Versionsverlauf ab und regle, wer was ändern darf.
Wann eine App?
- Dein Team arbeitet unterwegs oder an wechselnden Orten.
- Du rechnest pro Auftrag oder Kunde ab.
- Du willst live sehen, wer arbeitet.
- Du hast das Einsammeln und Abtippen satt.
- Du willst bei Prüfung oder Streit gut dastehen und auf die Reform vorbereitet sein.
Mit dem StundenApp-Arbeitgeberportal planst du Schichten auf der Plantafel und dein Team stempelt in der kostenlosen StundenApp. Die Stunden stehen sofort pro Mitarbeiter und Auftrag in deiner Übersicht, Korrekturen landen im Protokoll, und du exportierst mit einem Klick für die Lohnabrechnung. Allein unterwegs? Dann erfasst du in der kostenlosen StundenApp deine eigenen Stunden und sendest einen PDF-Stundenbericht.
Weiterlesen: Arbeitszeiterfassung ist Pflicht
Häufige Fragen
Ist Excel für die Arbeitszeiterfassung zulässig?
Nach heutigem Stand ja, solange vollständig und zeitnah erfasst wird. Die Reformentwürfe sehen aber die elektronische Erfassung vor, und eine Excel-Datei ist zwar elektronisch, aber leicht unbemerkt änderbar. Prüfe den aktuellen Stand der Reform.
Was kostet eine Zeiterfassungs-App für ein kleines Team?
Bei StundenApp ist der erste Mitarbeiter kostenlos, jeder weitere kostet 4 € pro Monat, Plantafel und Stempeluhr inklusive. Während der Beta ist alles kostenlos.
Kann ich später von Excel auf eine App umsteigen?
Ja. Starte mit einer neuen Woche oder einem neuen Monat in der App und bewahre die alten Dateien für die Aufbewahrungsfrist auf.
Quellen und Gesetzestexte
Dieser Artikel wurde sorgfältig erstellt und gibt den Stand zum oben genannten Datum wieder. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung; prüfe im Zweifel den Gesetzestext, deinen Tarifvertrag oder frag eine Beratung.