StundenAppE-Rechnung-Pflicht: Fristen, Formate und was kleine Betriebe jetzt tun müssen
Für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) gilt die E-Rechnung-Pflicht stufenweise: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung. Rechnungen an Privatkunden und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen.
Der Zeitplan auf einen Blick
| Ab | Wer | Pflicht |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | alle Unternehmen | E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können |
| bis 31. Dezember 2026 | alle | Papier und PDF weiter zulässig (PDF mit Zustimmung des Empfängers) |
| 1. Januar 2027 | Vorjahresumsatz über 800.000 € | E-Rechnungen ausstellen |
| bis 31. Dezember 2027 | Vorjahresumsatz bis 800.000 € | Papier und PDF weiter zulässig |
| 1. Januar 2028 | alle Unternehmen im Inland, B2B | E-Rechnungen ausstellen |
Die Pflicht beruht auf dem Wachstumschancengesetz und der Neufassung von § 14 UStG. Die Finanzverwaltung erläutert die Details in BMF-Schreiben; prüfe dort im Zweifel den aktuellen Stand.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Zulässig sind:
- XRechnung: reines XML, Standard bei Behörden.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (auch Factur-X): PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei, ab Profil EN 16931. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
- Andere Formate wie EDI, wenn sie die nötigen Angaben enthalten und beide Seiten zustimmen.
Ein PDF, das du per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch ist. Ab den oben genannten Stichtagen reicht es im B2B-Bereich nicht mehr aus.
Ausnahmen
- Privatkunden (B2C): keine E-Rechnung nötig.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV).
- Fahrausweise.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG beim Ausstellen.
- Rechnungen an Unternehmen im Ausland: Hier gelten die Regeln des jeweiligen Landes.
Was kleine Betriebe jetzt tun sollten
- Empfang sicherstellen: eine E-Mail-Adresse für Rechnungen und ein Programm, das XRechnung und ZUGFeRD anzeigen kann.
- Archiv prüfen: E-Rechnungen im Original (XML) unveränderbar aufbewahren, acht Jahre.
- Rechnungsprogramm wählen, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt, fortlaufend nummeriert und Stornos per Gutschrift statt Löschen macht.
- Stammdaten vervollständigen: Steuernummer oder USt-IdNr., Anschrift und Bankverbindung; ohne sie ist keine gültige Rechnung möglich.
- Früh umstellen: Wer 2026 schon E-Rechnungen schreibt, hat 2027 oder 2028 keinen Stress.
E-Rechnungen mit StundenApp
Mit dem Modul Angebote & Rechnungen (19 € pro Monat) im StundenApp-Arbeitgeberportal erstellst du Rechnungen direkt aus abgeschlossenen Arbeitsaufträgen, aus gestempelten Stunden, einem Angebot oder einer Preisindikation. Jede Rechnung bekommt beim Ausstellen eine fortlaufende Nummer und wird so archiviert, wie sie verschickt wurde, mit Prüfsumme. Korrigiert wird per Stornorechnung, nie durch Löschen. Exportiert wird als XRechnung oder ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML), geprüft gegen die offiziellen KoSIT-Regeln, und als Datenexport für deine Steuerberatung. Rechnungen werden erst erstellt, wenn deine Firmendaten vollständig sind. Während der Beta ist das Modul kostenlos.
Häufige Fragen
Ist ein PDF per E-Mail noch erlaubt?
Während der Übergangszeit ja, wenn der Empfänger zustimmt — bis Ende 2026 für alle, bis Ende 2027 für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Danach muss eine B2B-Rechnung im Inland eine E-Rechnung sein. Ein PDF gilt rechtlich als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz, den Menschen erst mit einem Viewer lesen können; er ist bei öffentlichen Auftraggebern Standard. ZUGFeRD ist ein hybrides Format, ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML, das Mensch und Maschine lesen können. Beide sind ab Profil EN 16931 zulässig, nicht aber die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Gilt die Pflicht für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen ausgenommen. Empfangen können müssen auch sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen als Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre. Wichtig — die E-Rechnung muss im Originalformat, also mit dem XML, aufbewahrt werden, unveränderbar und maschinell auswertbar im Sinne der GoBD.
Brauche ich für Privatkunden eine E-Rechnung?
Nein. Rechnungen an Endverbraucher (B2C) fallen nicht unter die E-Rechnung-Pflicht. Du kannst sie weiterhin als PDF oder auf Papier ausstellen.
Quellen und Gesetzestexte
- BMF — Fragen und Antworten zur E-Rechnung
- § 14 Umsatzsteuergesetz (gesetze-im-internet.de)
- § 33 UStDV — Rechnungen über Kleinbeträge
- IHK — Ende der Übergangsfrist für Unternehmen über 800.000 Euro
Dieser Artikel wurde sorgfältig erstellt und gibt den Stand zum oben genannten Datum wieder. Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung; prüfe im Zweifel den Gesetzestext, deinen Tarifvertrag oder frag eine Beratung.